Proposta: Novo Sistema Coife Odonto¶

Análise completa + Arquitetura proposta — baseada nos 12 manuais operacionais e mapeamento de 532 itens do SysDente

PARTE 1 — AUTÓPSIA DO SISTEMA ATUAL¶

O problema central¶

O SysDente cresceu por acumulação: cada novo módulo foi colado no menu sem refatorar o que já existia. O resultado é um sistema onde a mesma funcionalidade aparece em 3, 4 ou 6 lugares dependendo de qual menu o usuário abriu. Ninguém sabe onde está tudo. Cada funcionário aprendeu "seu caminho" e nunca descobre outras funcionalidades.

PARTE 2 — MAPA COMPLETO DE REDUNDÂNCIAS¶

🔴 CRÍTICO — Funcionalidade fragmentada em 6+ lugares¶

OCORRÊNCIAS (6 pontos de entrada)¶

Seção do menu	O que aparece
Contratos > Ocorrência	Cadastro + Responder
Fichario > Ocorrências	Cadastro
Atendimento > Ocorrências	Cadastro + Consulta por responsável + Consulta por titular
Caixa > Ocorrências	Cadastro
Comercial > Ocorrencias	(submenus)
Administrativa > Histórico de Reajuste de Mensalidade (Ocorrências)	item separado

Impacto: O operador de caixa que precisa abrir uma ocorrência vai em Caixa > Ocorrências. O atendente vai em Atendimento > Ocorrências. O gerente vai em Administrativa. Todos os dados vão para o mesmo lugar, mas ninguém enxerga o todo. Relatório de "Tempo de resposta de ocorrência" só existe em Comercial > Relatórios.

AGENDA (6 pontos de entrada)¶

Seção do menu	O que aparece
Dentista > Agenda	Agenda do dentista
Recepção > Central Cliente	Tela de check-in + agenda
Atendimento > Mapa 🌟	Mapa de agenda
Administrativa > Agenda	Agenda dentista + Consulta chegada de prótese + Consulta marcada s/ prótese + Estatística agenda + Horários vagos
Comercial > Agenda	(separado)
Fichario > Relatório > Agenda por Período	Relatório de agenda

🟠 ALTO — Funcionalidade duplicada em 4+ lugares¶

LEADS (4 pontos de entrada)¶

Seção do menu	O que aparece
Administrativa > Leads	Leads
Comercial > Leads	Leads
Consultor > Relatórios > Leads	Leads
Recepção (processo manual)	Inserir lead pelo sistema de dados

Impacto: Gerente comercial vai em Comercial > Leads. Gerente ADM vai em Administrativa > Leads. Consultor vai em Consultor > Leads. São os mesmos dados, separados por perfil de acesso — mas o problema é que parecem funcionalidades diferentes.

ACEITE (4 pontos de entrada)¶

Seção do menu	O que aparece
Atendimento > Cadastro > Aceite	Cadastrar aceite novo
Atendimento > Aceite Pendente	Lista de pendentes
Comercial > Aceite	Aceites
Administrativa > Aceite > Desconto	Desconto em aceite

BLOQUEIO DE CLIENTES (4 pontos de entrada)¶

Seção do menu	O que aparece
Contratos > Bloqueio	Cancelamento + Exclusão + Liberar
Comercial > Bloqueio	(submenus)
Administrativa > Bloqueio	Clientes + Pesquisa CPF
Franqueado > Bloqueio	Bloqueia/Desbloqueia Clientes

FECHAMENTO DE FRANQUIA (3 pontos de entrada)¶

Administrativa > Fechamento de Franquia
Franqueado > Fechamento de Franquia
Financeiro > Fechamento de Franquia

ASSINATURA DE CAIXA (2 pontos de entrada)¶

Administrativa > Assinatura de Caixa
Franqueado > Assinatura de Caixa

BOLETOS DE SISTEMA (2 pontos de entrada)¶

Administrativa > Boletos de Sistema
Franqueado > Boletos de Sistema

RECORRÊNCIA CIELO (2 pontos de entrada)¶

Atendimento > Recorrência Cielo (Registrar + Consultar + Transações)
Caixa > Recorrência Cielo

5W2H (2 pontos de entrada)¶

Franqueado > 5W2H
Suporte Digital > 5W2H

MINHA UNIDADE (2 pontos de entrada)¶

Franqueado > Minha Unidade
Suporte Digital > Minha Unidade

🟡 MÉDIO — Relatórios duplicados (problema gravíssimo de quantidade)¶

Os relatórios abaixo aparecem em múltiplas seções com o mesmo nome e mesmos dados:

Relatório	Aparece em
Posição da Franquia	Comercial + Franqueado + Suporte Digital + Auditoria
Simulado	Comercial + Franqueado + Suporte Digital
Produção dos Dentistas	Comercial + Franqueado + Auditoria + Suporte Digital
Documentos Digitais	Comercial + Suporte Digital + Auditoria
Estatística de Agenda	Administrativa + Suporte Digital + Auditoria
Análise de Cobrança	Administrativa + Suporte Digital
Reativação de Descontos	Comercial + Suporte Digital + Auditoria
Orto sem pagar	Comercial + Suporte Digital + Auditoria
Excluídos / Cancelados	2x dentro de Comercial > Relatórios
Contratos de Orto	2x dentro de Comercial > Relatórios
Vendas contratos	2x dentro de Comercial > Relatórios
Telefones clientes	2x dentro de Comercial > Relatórios
Consulta marcada s/ prótese chegar	Fichario + Administrativa + Comercial
Alta Ortodôntica	Dentista + Atendimento > Movimentos

Diagnóstico: Comercial > Relatórios sozinho tem ~40 itens, dos quais pelo menos 8 são entradas duplicadas dentro do próprio submenu.

🔵 MENUS INÚTEIS / MAL POSICIONADOS¶

Item	Problema
Dentista > Chamar Paciente	Deveria ser botão na tela de agenda, não item de menu
Fichario > Cadastro > Mapa 🌟	Ícone sem label — ninguém sabe o que é
Atendimento > Mapa 🌟	Idem
Administrativa > Boleto Telemedicina	Feature extremamente específica no menu geral
Administrativa > Seguros > Seguro Predial	Deveria estar em Configurações, não no menu operacional
Comercial > Mensagens > Exportar Mensagens	Funcionalidade isolada sem contexto
Comercial > Marktplace (sic)	Typo no menu + funcionalidade de marketplace mal integrada
CTI > ProScore	Completamente oculto, nunca acessado por operadores
Marketing > Tabela Brenda	Nome de pessoa num item de menu de sistema de gestão
Financeiro > Uniprime Hhicks / HHICKS Cobrança	Nomes de integrações expostos crus no menu
Caixa > Cartão > Cadastro Bandeira	Configuração permanente no menu operacional diário

PARTE 3 — PROPOSTA DO NOVO SISTEMA¶

Princípios de design¶

Uma funcionalidade, um lugar — nunca duplicada em menus diferentes
Máximo 2 níveis de navegação — menu principal + submenu direto
Role-based navigation — cada perfil enxerga apenas o que usa, sem itens acinzentados
Contexto primeiro — ao acessar um cliente, tudo sobre ele numa tela só (ficha, contratos, financeiro, prontuário)
Relatórios centralizados — não espalhados em cada módulo
Ocorrências com fluxo completo — incluindo confirmação do cliente via WhatsApp antes da ação do auditor

Nova estrutura de navegação (12 módulos → ~90 itens totais)¶

ANTES:  22 seções top-level, 532+ itens, 3-4 níveis, menus duplicados
DEPOIS: 12 módulos, ~90 itens, máximo 2 níveis, zero duplicação

1. INÍCIO (Dashboard)¶

Personalizado por perfil. Não é uma tela genérica — é diferente para cada função.

Recepcionista: Agenda do dia com cores de status, clientes em espera, confirmações pendentes
Atendente/Consultor: Repiques pendentes (badge), avaliações do dia, aceites em aberto, meta do mês
Caixa: Situação do caixa (aberto/fechado), recebimentos do dia, contas a pagar hoje
Cobrança: Devedores prioritários do dia, mensagens sem retorno, inadimplência total
Dentista: Minha agenda de hoje, pacientes atrasados (botão chamar), próximos da vez
Gerente ADM: KPIs gerais, alertas críticos (docs sem assinatura, procs sem baixa), NPS
Franqueado/Gerente Comercial: Faturamento, aceites, leads, comparativo mensal
Suporte Digital/Auditoria: Multi-unidade, DRE, posição geral da rede

Alertas inteligentes (notificação ativa, não só no dashboard): - Ocorrências aguardando há mais de X horas - Caixa não aberto após horário de abertura - Documentos vencendo (laudos, extintores, alvará) - Repiques com mais de 24h sem contato

2. AGENDA¶

Unifica todos os 6 pontos de entrada de agenda do sistema atual.

Agenda do dia — visão de corredor (por consultório, por horário)
Confirmações — pendentes de confirmação para amanhã, botão enviar WhatsApp
Horários vagos — alerta automático para recepção encaixar
Faltas / Justificativas — registro e gestão
Estatística de agenda — (antes em 3 menus diferentes)
Mapa ortodôntico — (antes no Fichário)
Mapa clínico — (antes no Fichário)

3. CLIENTES¶

Busca unificada. Uma ficha que centraliza tudo sobre o paciente.

Busca (CPF, nome, telefone, código)
Ficha do cliente — tela única com abas:
Dados pessoais + dependentes
Contratos e aceites (histórico)
Financeiro (duplicatas, histórico de pagamentos)
Prontuário (link para módulo clínico)
Documentação (arquivos, anamnese)
Mensagens e observações
Histórico de ocorrências desse cliente
Bloqueio/Desbloqueio — (antes em 4 menus)
Gerenciar APP Cliente
Alterar CPF (ação privilegiada com log)

4. PRONTUÁRIO¶

Unifica toda a parte clínica: Fichário + menus do Dentista + partes do Atendimento.

Odontograma — interativo, visual
Procedimentos — orçados / aceitos / realizados / baixar
Anamnese — formulário + assinatura digital
Radiografias e arquivos
Baixar consultas — validação do atendimento realizado
Próteses — workflow: A enviar → Enviado → Retornou → A pagar → Pago
Estoque odontológico
Alta Ortodôntica — (antes em Dentista e em Atendimento > Movimentos)
Documentação ortodôntica — entrada + acompanhamento

5. CONTRATOS & ACEITES¶

Unifica Atendimento + partes de Contratos + Recorrência.

Novo aceite — wizard de venda (produto → valores → forma de pgto → assinatura)
Aceites pendentes — lista com alertas
Fechamento diário de aceites
Contratos — renovação, reativação, cancelamento, parcelamento
Recorrência — Cielo + PagoLivre unificados numa tela só
Registrar, consultar, transações
Boletos — impressão por vencimento, carnê
Solicitações especiais — alterar vencimento, alterar valor renovação, retirada doc. ortod.
Aceite empresarial / Planos

6. FINANCEIRO¶

Unifica Caixa + Financeiro + partes de Administrativa.

Caixa
Abertura (com resumo do dia automático)
Recebimentos
Contas a pagar
Fechamento (assinatura obrigatória — antes era item separado em Administrativa e Franqueado)
Simulação de valores
Reativar desconto de pagamento
Fluxo de caixa
Duplicatas em aberto / pagas / por vencimento
Gerar falta consulta / gerar parcelas
Acerto de duplicatas
Cartões — bandeiras, transações, antecipação
CoiBank / Split — unificado
Contas a pagar — (controle + relatório + notas fiscais)
Controle de SPC

7. OCORRÊNCIAS (módulo unificado — principal novidade)¶

Substitui os 6 pontos de entrada dispersos.

Lista de ocorrências — todos os tipos numa tela só
Filtros: tipo, status, unidade, período, responsável
Status visual: Aberta / Aguardando resposta do cliente / Respondida pelo cliente / Resolvida / Encerrada
Nova ocorrência — formulário único com seleção de tipo
Tipos: Cancelamento de contrato, Cancelamento de aceite, Desconto, Alteração de vencimento, Troca de contrato, Alta Ortodôntica, Promoção, Reembolso, Outros
Responder ocorrência (auditores) — com visualização da confirmação do cliente
Histórico de reajustes IGPM
Relatório de tempo de resposta

Fluxo de confirmação do cliente (INOVAÇÃO CHAVE):

Operador abre ocorrência
  ↓
Sistema envia WhatsApp automático ao cliente:
  "Coife Odonto: Recebemos sua solicitação de [TIPO].
   Você confirma? Responda SIM ou NÃO."
  ↓
Cliente responde SIM ou NÃO
  ↓
Auditor vê a ocorrência com badge: ✅ Cliente confirmou / ❌ Cliente negou
  ↓
Auditor toma decisão com contexto completo

8. LEADS & VENDAS¶

Unifica os 4 pontos de entrada de Leads + pipeline completo.

Pipeline de leads — Kanban ou lista (Novo → Contatado → Agendado → Compareceu → Fechou/Perdeu)
Importação Excel
Repiques — sem interesse / pendentes / futuros (antes só no dashboard)
Status de avaliações
Conversão — taxa por consultor, por produto, por período
Ranking de consultores
Campanhas — (promoções ativas, resultados)

9. COBRANÇA¶

Módulo próprio, não mais espalhado em Administrativa + outros.

Análise de cobrança — inadimplência por categoria, por período
Mensageria — disparos em massa, templates WhatsApp
Devedores — lista priorizada (valor, dias em atraso)
Devedores com consulta — (antes em Administrativa > Cobrança)
Carta de cobrança — geração e envio
Controle SPC / Negativação
Negociação de títulos — confissão de dívida, registro

10. RELATÓRIOS¶

Todos os relatórios num módulo só, organizados por categoria, com filtros.

Antes: ~80 relatórios espalhados em Comercial, Franqueado, Administrativa,
       Auditoria, Suporte Digital — muitos duplicados entre si.
Depois: 1 módulo, todas as categorias, filtro por unidade/período.

Categorias: - Financeiro: Faturamento, duplicatas, recebimentos, fluxo, DRE - Contratos: Aceites, cancelamentos, renovações, produtos - Clientes: Ativos, bloqueados, inadimplentes, com consulta - Agenda / Clínico: Produção dentistas, procedimentos, ortodontia - Leads / Vendas: Conversão, ranking, aceites por consultor - Cobrança: Inadimplência, SPC, cartas - Operacional: Caixas, fechamentos, franquia - Seguros / Parcerias: Fidelity, MAIS, telemedicina

Funcionalidades: - Filtro de período (hoje / semana / mês / personalizado) - Filtro por unidade (para perfis multi-unidade) - Exportar Excel / PDF - Salvar relatório favorito

11. CONFIGURAÇÕES¶

Centraliza todos os Cadastros espalhados pelo sistema atual.

Funcionários — admissão, perfil de acesso, prontuário do colaborador
Dentistas — cadastro, especialidades, produção, mapa de ocupação
Produtos e preços — tabela de procedimentos, preços, IGPM
Estoque — produtos odontológicos, escritório
Feriados
Laudos e licenças — controle de validade, alertas de renovação
Números WhatsApp — por setor
Usuários e permissões — perfis de acesso
Integrações — Cielo, PagoLivre, CoiBank, WhatsApp API
Seguros — Fidelity, Predial (não no menu operacional)
Promoções — solicitação e acompanhamento (via Suporte)

12. SUPORTE¶

Existente — manter e melhorar.

Abrir chamado
Meus chamados — acompanhamento
Sugestões
Solicitar suporte presencial
Manuais e treinamentos

PARTE 4 — NAVEGAÇÃO POR PERFIL¶

Cada perfil enxerga apenas os módulos relevantes. Sem menus acinzentados, sem permissões negadas.

Módulo	Recep.	Atend.	Caixa	Cobrança	Dentista	Aux. Odonto	Ger. Comercial	Ger. ADM	Franqueado	Suporte Digital
Início (dashboard)	✅	✅	✅	✅	✅	✅	✅	✅	✅	✅
Agenda	✅	✅	—	—	✅	✅	leitura	✅	✅	✅
Clientes	leitura	✅	leitura	leitura	leitura	leitura	✅	✅	✅	✅
Prontuário	—	—	—	—	✅	✅	—	leitura	leitura	✅
Contratos & Aceites	—	✅	leitura	—	—	—	✅	✅	✅	✅
Financeiro	—	—	✅	—	—	—	leitura	✅	✅	✅
Ocorrências	leitura	✅	leitura	—	—	—	✅	✅	✅	✅
Leads & Vendas	leitura	✅	—	—	—	—	✅	✅	✅	✅
Cobrança	—	—	—	✅	—	—	leitura	✅	✅	✅
Relatórios	—	parcial	parcial	parcial	—	—	✅	✅	✅	✅
Configurações	—	—	—	—	—	—	—	✅	✅	✅
Suporte	✅	✅	✅	✅	✅	✅	✅	✅	✅	✅

PARTE 5 — TECH STACK PROPOSTA¶

Frontend¶

Next.js 14+ (App Router) — SSR para performance, SEO para landing pages
TypeScript — tipagem forte obrigatória
Tailwind CSS + shadcn/ui — componentes modernos, customizáveis
Zustand — estado global simples
React Query (TanStack) — cache e sincronização de dados
PWA — funciona offline para operações críticas (caixa, agenda)

Backend¶

Node.js + Fastify ou Python + FastAPI (a definir)
REST API com rotas semânticas: /api/clientes/{id}/contratos, /api/ocorrencias, etc.
WebSockets — notificações em tempo real (repiques, ocorrências, alertas)
Bull/Redis — fila para disparos de WhatsApp e emails
JWT + refresh tokens — autenticação

Banco de dados¶

PostgreSQL — principal (relacional, robusto)
Redis — cache, filas, sessões

Infraestrutura¶

Azure (manter) — App Service ou Container Apps
Azure Blob Storage — arquivos, radiografias, documentos
CI/CD — GitHub Actions

Integrações (manter)¶

Cielo API — recorrência
PagoLivre — recorrência alternativa
WhatsApp Business API — confirmações, cobrança, ocorrências
CoiBank/Split — pagamentos

PARTE 6 — FLUXOS PRIORITÁRIOS PARA O MVP¶

Sprint 1 — Fundação¶

[ ] Auth (login, perfis, permissões)
[ ] Módulo Clientes (ficha unificada)
[ ] Módulo Agenda (básico: visualizar, confirmar, marcar/desmarcar)
[ ] Dashboard por perfil (mínimo: Recepcionista + Gerente ADM)

Sprint 2 — Core operacional¶

[ ] Módulo Ocorrências (completo, com fluxo WhatsApp)
[ ] Módulo Financeiro / Caixa
[ ] Módulo Contratos & Aceites
[ ] Relatórios básicos (top 10 mais usados)

Sprint 3 — Comercial + Clínico¶

[ ] Módulo Leads & Vendas
[ ] Módulo Prontuário (Odontograma digital)
[ ] Módulo Cobrança
[ ] Módulo Configurações

Sprint 4 — Integrações + Polimento¶

[ ] WhatsApp API (confirmação de agenda, cobrança, ocorrências)
[ ] Cielo + PagoLivre recorrência
[ ] CoiBank Split
[ ] App cliente (React Native ou PWA)
[ ] Notificações push
[ ] Modo offline (caixa + agenda)

RESUMO DO GANHO¶

Métrica	SysDente atual	Novo sistema
Seções top-level	22	12
Total de itens de menu	532+	~90
Níveis de navegação	3-4	máximo 2
Pontos de entrada para Ocorrências	6	1
Pontos de entrada para Leads	4	1
Pontos de entrada para Agenda	6	1
Pontos de entrada para Bloqueio	4	1
Relatórios duplicados	~30	0
Confirmação do cliente em ocorrências	❌ não existe	✅ WhatsApp automático
Mobile-first	❌	✅ PWA
Notificações em tempo real	❌	✅ WebSocket
Tempo médio para encontrar uma função	alto	baixo